مقدمه

با توجه به سوالات بعضی از کارمندان در خصوص اسناد دارای طبقه بندی و نحوه نگهداری آن ، بعضا کوتاهی در این زمینه منجر به طرح پرونده در هیئت های رسیدگی به تخلفات اداری گردیده است ، آیین نامه های مربوطه جهت روشن گری ، پیش گیری و اطلاع خوانندگان گرامی تقدیم می گردد.

قسمت اول ـ طبقه بندي اسناد

نکته 1- اسناد سري و محرمانه دولتي به اعتبار مقدار مراقبتي كه بايد در حفظ آنها بشود به چهارطبقه تقسيم ميشوند:

طبقه اول ـ اسنادي (بکلی سری) است كه افشاي غيرمجاز آنها به اساس حكومت و مباني دولت ضرر جبران ناپذيري برساند.

طبقه دوم ـ اسنادي (سری) است كه افشاي غيرمجاز آنها منافع عمومي و امنيت ملي را دچار مخاطره كند. 

طبقه سوم ـ اسنادي (خیلی محرمانه) است كه افشاي غيرمجاز آنها نظام امور سازمانها را مختل و اجراي وظایف اساسي آنها را ناممكن كند. 

طبقه چهارم ـ اسنادي (محرمانه) است كه افشاي غيرمجاز آنها موجب اختلال امور داخلي يك سازمان شود يا با مصالح اداري آن سازمان مغاير باشد. اسناد سري در طبقات اول و دوم و اسناد محرمانه درطبقات سوم و چهارم قرار مي گيرند.

-اسناد طبقه اول با عنوان بكلي سري و اسناد طبقه دوم با عنوان سري و اسناد طبقه سوم با عنوان خيلي محرمانه و اسناد طبقه چهارم با عنوان محرمانه مشخص مي شود.

ملاحظه: كلمه سازمان دراين مقاله به جاي وزارت خانه و مؤسسه دولتي و وابسته به دولت و شركت دولتي به كار رفته است.

نکته 2- طبقه هر سند با توجه به مفاد آن تعيين مي شود. هرگاه سند مضبوط در پرونده يا ضميمه نام ها باشد پرونده يا نامه نيز در طبقه مربوط به آن سند بايگاني مي شود. اگر اسناد متعدد و در طبقات متفاوت باشند پرونده يا نام هايی كه اسناد مذكور منظم به آن است در مهمترين طبقه آن اسناد بايگاني خواهد شد.

نکته 3- طبقه هر سند را مسئول واحدي كه آن سند را تهيه كرده است تعيين مي كند، درصورتي كه نظر مسئول واحد بر سري شناختن سند باشد بايد موافقت رئيس سازمان يا مقام مادون ازطرف او را نيز جلب كند.

نکته 4- براي تغيير طبقه يك سند يا خروج آن از طبقات چهارگانه هريك از سازمان ها به مقتضاي وظایف و طبع كارخود دستورالعملي تهيه خواهد كرد اگر تغيير طبقه يا خروج از طبقات به سندي مربوط باشد كه از سازماني به سازمان ديگر فرستاده شده باشد اتخاذ تصميم بر عهده سازمان ارسال كننده سند خواهد بود.

قسمت دوم ـ نحوه مشخص كردن نوع اسناد سري و محرمانه

نکته 5- نوع و طبقه هر سند در صدر و ذيل سند و اگر سند در چند صفحه تهيه شده باشد در صدر و ذيل همه صفحات درج ميشود. صفحات يك سند به ترتيب شماره گذاري و تعداد كل صفحات نيز در روي هر صفحه منعكس ميشود.

اگر سند طبقه اول و دوم در نسخ متعدد تهيه شده باشد هر یک از نسخ به ترتيب شماره گذاري و تعداد نسخ نيز بر روي هر نسخه درج مي شود.

سند سري يا محرمانه نبايد به بيش از نسخ مورد لزوم تهيه شود.

قسمت سوم ـ طرز نگهداري اسناد سري و محرمانه

نکته 6- منظور از نگهداري اسناد سري و محرمانه ، مجموعه اعمالي است كه از ابتداي انشاي اين اسناد تا تاريخ خروج آنها از حالت سري يا محرمانه بودن انجام مي شود تا اشخاص غيرمجاز به اسناد مذكور دست نيابند يا بر مفاد آنها واقف نشوند.

ملاحظه: كسي كه لازم نيست سند سري يا محرمانه را رؤيت كند يا از مفاد آن مطلع شود در هر مقام و موقعي كه باشد شخص غيرمجاز محسوب است و حق مراجعه به سند سري يا محرمانه را ندارد.

نکته 7- شيوه هاي مربوط به نگهداري اسناد سري و محرمانه را هريك از سازمان ها به مقتضاي وظایف و طبع كارخود و كيفيت و كميت اسنادي كه در اختيار دارند با توجه به طبقه بندي مندرج در نکته 1 اين آئين نامه طي دستورالعمل موضوع نکته 4 تعيين خواهند كرد. ميزان مراقبتي كه دراين دستورالعمل ها پيش بيني ميشود نبايد از آنچه دراين آئين نامه مقرر است كمتر باشد.

نکته 8- اسناد طبقه اول و دوم بايد در صندوق هاي نسوزي كه حداقل به قفل رمز سه چرخي و در موارد استثنائي شش اهرمي مجهز باشند، نگهداري شوند.

نکته 9- اسناد طبقه سوم بايد در صندوق فلزي يا قفسه هاي كشوئي فلزي (فايل كابينت) نگهداري شوند، در مواردي كه رعايت اين ترتيب مقدور نباشد، استفاده موقت از صندوق يا گنجه چوبي كه به ميله هاي فلزي و قفل مطمئن مجهز باشد جايز خواهد بود.

نکته 10- محل بايگاني اسناد طبقه اول و دوم و سوم بايد محفوظ و در غيرمواقعي كه مراجعه به اين اسناد لازم است مقفل باشد. كسي كه مسئوليت نگهداري اسناد مذكور را عهده دار است بايد در پايان كار اداري با بازرسي محل از اجراي مقررات مربوط به نگهداري اسناد مذكور و مقفل بودن محفظه آنها مطمئن شود.

نکته 11- اسناد طبقه چهارم بايد در محلي كه خارج از دسترس اشخاص غيرمجاز باشد نگهداري شوند.

نکته 12- اگر سند متعلق به يك كشور خارجي يا يك سازمان بين المللي باشد و براي نگهداري آن مقررات آن مقررات خاصي وجود داشته باشد طبق مقررات مذكور عمل می شود درغیراین صورت طبق مقررات اين آئين نامه عمل خواهد شد.

نکته 13- اسناد طبقه اول و دوم نبايد به خارج اداره مربوط منتقل شوند مگر براي استفاده از جلسات رسمي كه در خارج اداره تشكيل مي شوند. اين اسناد نبايد به اقامتگاه خصوصي اشخاص برده شوند.

نکته 14- اسناد طبقه سوم و چهارم را در مواردي كه ضرورتي ايجاب كند ميتوان به اقامتگاه خصوصي اشخاص برد به شرط آنكه موافقت كتبي رئيس سازمان يا مقام مادون از طرف او جلب شده باشد.

نکته 15- مطالعه اسناد سري و محرمانه در معابر و اماکن عمومي ممنوع است.

نکته 16- براي ارسال اسناد سري و محرمانه از محلي به محل ديگر بايد سند را در دو پاكت قرار داد، به روي پاكت خارجي فقط عنوان سازمان يا واحدي كه سند را تحويل خواهد گرفت و به روي پاكت داخلي نوع و طبقه سند و نام شخص گيرنده يا عنوان شغلي او درج مي شود. در صورتي كه سند به نام شخص معيني فرستاده شده باشد تسليم آن به غير او مجاز نخواهد بود ولي تسليم سندي كه عنوان شغلي گيرنده اصلي را دارد به قائم مقام او بلامانع است. اگر سند سري باشد بايد برگ رسيدي نيز در درون پاكت داخلي گذاشته شود تا گيرنده سند، برگ مذكور را امضاءكند و براي فرستنده عودت دهد. پاكت داخلي مربوط به اسناد سري بايد لاك و مهر شود، پاكت خارجي درهمه حال فاقد لاك و مهر خواهد بود. نوع و طبقه سند بروي پاكت خارجي درج نميشود.

نکته 17- نقل و انتقال اسناد سري در داخل سازمان مربوطه و ارسال اين اسناد به خارج سازمان بايد به وسيله مأموراني كه واحد حفاظت معرفي مي كند انجام شود. اسناد محرمانه را مي توان با پست سفارشي به خارج سازمان مربوط ارسال داشت.

نکته 18- درموردي كه سند سري با پرونده يا جدا ازآن به محلي فرستاده مي شود بايد رونوشتي ازآن در بايگاني اصلي باقي بماند.

نکته 19- رونوشت اسناد مذكور در نکته 18 پس از اعاده اصول آنها نابود مي شود. اوراق باطله و پيشنويس ها و كاغذهاي كاربن و استنسيل و نظائر آنها كه به امور سري و محرمانه مربوط مي شوند نيز بايد نابود شوند.

ملاحظه: نابودكردن اوراق بايد به طور كامل انجام شود به طوري كه از آنها چيزي كه قابل استفاده باشد باقي نماند.

نکته 20- نکات این مقاله در مورد اسناد سري و محرمانه نسبت به اطلاعات سري و محرمانه نيز تا آنجا كه قابل انجام باشد جاري خواهد بود. منظور از اطلاعات ، معلوماتي است كه در جلسات رسمي به صورت شفاهی یا کتبی در اختيار اشخاص مجاز گذاشته مي شود. نوع و طبقه اطلاعات را اظهاركننده آن مشخص مي كند. نوع و طبقه اطلاعاتي كه مأخوذ از سندي است نوع و طبقه سند مأخذ است.

ملاحظه

در دانشگاه نیز جهت رعایت این دستورالعمل ، دبیرخانه محرمانه مستقر در حراست دانشگاه دائر می باشد و مسئولیت دریافت ، ثبت و ارسال نامه های دارای طبقه بندی به دست گیرندگان را دارد.