• مکان ذکر شده در جدول بالا مکان‌های پیشنهادی هستند. بر این اساس ممکن است در برنامه نهایی برخی از این مکان‌ها حذف شده و یا جایگزین بهتری برای آن پیدا شود.

زمان سفر و تعداد روزهای سفر

همانطور که عرض شد، تعیین زمان دقیق برای این سفرها مشکل است چرا که برخی از مسائل و اتفاقات در اختیار مسئولین سفر نیست، اما به هر حال زمانی به صورت پیش‌فرض در نظر گرفته شده است که در صورت به وجود نیامدن مشکل تلاش خواهد شد سفر در همان زمان برگزار شود.

• تعداد روزهای در نظر گرفته شده برای سفر ۱۱ روز می‌باشد.
• سفر در روزهای پایانی شهریورماه و اوائل مهرماه برگزار خواهد شد و زمان دقیق آن منوط به پروازها و وقت سفارت می‌باشد که متعاقبا اعلام خواهد شد.
• به احتمال قوی سفارت در مردادماه به شرکت‌کنندگان وقت برای حضور در دفتر سفارت جهت ارائه مدارک بدهد. در این وقت همه شرکت‌کنندگان باید حضور پیدا کنند در صورت عدم حضور امکان گرفتن وقت دیگری برای دوستان وجود ندارد و طبیعتا امکان حضور در سفر را نخواهند داشت. بنابراین دوستان باید وقت‌شان را با زمانی که سفارت وقت می‌دهد، هماهنگ کنند.

هزینه‌های سفر

تلاش شده است سفر با کمترین هزینه و کیفیت مناسب برگزار شود. لذا هزینه‌های اعلام شده برای سفر ۱۱ روزه هیچ سنخیتی با آنچه توسط آژانس‌ها انجام می‌شود، ندارد و به عبارت دیگر با توجه به خدماتی که در این سفرهای علمی وجود دارد قابل مقایسه نیست.

• ۱۶ میلیون تومان جهت خرید بلیط و هزینه‌های دیگر در ایران. این مبلغ بعد از ثبت‌نامه اولیه و پذیرفته شدن در سفر باید پرداخت شود.  این هزینه در واقع هزینه پیش‌بینی شده برای کارهای قبل از سفر و بلیط هواپیماهای ایرانی است، لذا به دلیل ناپایداری وضعیت و همچنین امکان تحریم شرکت‌های هواپیمایی کشور اگر مجبور به استفاده از پروازها دیگر کشورها مانند ترکیش ایر و قطر ایر و … شدیم این هزینه تا حدود دو میلیون تومان افزایش خواهد داشت.
• ۱۳۵۰ یورو هزینه ۱۱ روزی که در ایتالیا و فرانسه خواهیم بود. نصف این مبلغ (حدود ۷۰۰ یورو یا معادل ریالی همان روز) بعد از رفتن به سفارت (حدودا نیمه اول مرداد) باید پرداخت شود و نصف دیگر آن در فرودگاه باید پرداخت شود.

خدمات سفر

خدماتی که در سفر به دوستان ارائه می‌شود به شرح ذیل است:

• هتل سه یا چهار ستاره به همراه صبحانه (همه اتاق‌ها سه یا چهارنفره هستند)
• ناهار حلال؛ پیدا کردن محل‌هایی که ناهار حلال بدهند بسیار سخت و مشکل است؛ لذا ممکن است گاهی برای پیدا کردن آن مجبور باشیم تا ساعت ۵ الی ۶ عصر منتظر باشیم. برای خوردن ناهار هیچ زمان دقیقی وجود ندارد لذا همیشه تنقلات و خشکبار همراهتان باشد که در صورت گرسنه بودن آنها را میل بفرمایید.
• ناهارها عموما دنر مرغ یا گوشت و چیزی شبیه اینها می‌باشد. قطعا به دلیل توجه به خوردن غذای حلال و همچنین هزینه‌های بالای غذا در کشورهای مقصد امکان خوردن هر گونه غذایی را نخواهیم داشت.
• هزینه‌های رفت و آمد با مترو و اتوبوس با گروه- برنامه‌های سفر از قبل تعیین شده است و گروه برنامه‌های خاصی که از قبل اعلام کرده دنبال می‌کند. تمام هزینه‌های رفت و آمدی که با گروه هستید به عهده ما خواهد بود اما به هر دلیل از هر جای سفر جدا شدید باید هزینه‌ها را خودتان پرداخت کنید. در برنامه‌های روزانه شهری به هیچ وجه استفاده از تاکسی و دیگر وسایل حمل و نقل اینگونه‌ای در نظر گرفته نشده است تنها وسیله حمل و نقل در نظر گرفته شده مترو و اتوبوس می‌باشد. در حقیقت استفاده از تاکسی در آنجا بسیار گران است و هزینه دریافت شده برای استفاده از تاکسی کافی نیست. علاوه بر این استفاده از مترو و پیاده روی در خیابان‌ها یکی از مهمترین و جذاب‌ترین برنامه‌های سفر است.
• همانطور که بیان شد، یکی از مهمترین برنامه‌های سفر پیاده روی است. لذا خودتان را برای پیاده‌روی‌های طولانی مدت آماده کنید. در بسیاری از موارد مکان‌ها مورد نظر برای بازدید نزدیک به هم می‌باشند که استفاده از اتوبوس یا مترو زمان بیشتری می‌گیرد. بنابراین پیاده روی یکی از مهمترین برنامه‌های سفر می‌باشد.
• هزینه شام و ورودی‌های مکان‌های خاص همچون موزه‌ها یا دیگر مکان‌ها به عهده شرکت‌کنندگان می‌باشد.
• اگر فردی به هر عنوان از گروه جدا شود، بابت هزینه‌هایی که انجام داده است به هر دلیلی، هیچ هزینه‌ای به او پرداخت نخواهد شد.

چگونه ثبت‌نام کنم؟

۱- این تعهدنامه را دقیق بخوانید.

۲- شرایط خود را برای حضور در سفر با مدیر سفر هماهنگ کنید.

۳- فرم ثبت‌نام را دقیق تکمیل کنید.

۴- واکسن‌های خود را بررسی کنید و در صورتی که واکسن آسترازنکا نزدید با مدیر سفر هماهنگ کنید.

آیا می‌توانم اعضای خانواده‌ام را  همراه خود بیاورم؟

به طور کلی چون سفر علمی است و سفارت نیز به این سفر به عنوان یک سفر علمی و دانشجویی نگاه می‌کند همراه بودن یکی از اعضای خانواده برای سفارت توجیهی ندارد لذا ممکن است خود سفارت در صورت اینکه متوجه این امر بشود به همه یا همراه دانشجو یا استاد ویزا ندهد. اما به دلیل درخواست‌های متعدد با اعلام اینکه ممکن است سفارت به آنها ویزا ندهد در هر سفر به طور کلی فقط ۲ خانواده را می‌توانیم همراه خود داشته باشیم؛ یعنی فقط و فقط دو نفر از اعضای پذیرفته سفر می‌توانند یک نفر را به عنوان همراه به افراد سفر اضافه کنند. حداقل سن همراه نیز باید ۲۳ سال باشد. 

مهلت ثبت نام و ظرفیت

• ظرفیت این سفر حداکثر بین ۲۲ نفر خواهد بود اما ۲۵ نفر ثبت‌نام می‌کنیم که اگر احتمالا سفارت برای برخی از افراد ویزا صادر نکرد مشکلی در سفر ایجاد نشود.
• پر کردن فرم به منزله پیش‌ثبت‌نام است لذا تا ۱۵ خرداد پیش ثبت‌نام خواهیم داشت و بعد از آن اگر متقاضیان زیاد بودند قرعه کشی خواهد شد.
• حتما در نظر داشته باشید که از تاریخ ۱۵ خرداد به مدت یک هفته باید ثبت‌نام خود را قطعی کنید. در این خصوص به شما اطلاع رسانی خواهد شد.

انصراف از سفر

• در صورتی که فردی ثبت‌نام کند و دعوتنامه به نامش صادر شود و از سفر انصراف دهد ۱۰ درصد از مبلغ اولیه کسر شده و باقیمانده پول به او عودت داده خواهد شد.
• در صورتی که فردی بعد از گرفتن دعوتنامه و همچنین وقت سفارت انصراف دهد ۳۰ درصد از مبلغ اولیه کسر شده و باقیمانده مبلغ به ایشان عودت داده خواهد شد.
• در صورتی که کسی در سفارت حضور پیدا کرد اما متاسفانه سفارت به او ویزا نداد از مبلغ پیش پرداخت شده، حدود معادل ۱۲۰ دلار بابت کنسل کردن بلیط و دیگر هزینه‌های انجام شده از جمله هزینه ویزا و بیمه کسر خواهد شد و باقیمانده مبلغ عودت داده خواهد شد.
• در صورتی که فردی بعد از گرفتن ویزا از سفر انصراف دهد هیچ مبلغی به او عودت داده نخواهد شد.

 قوانین سفر

• حضور همه دوستان در برنامه‌های علمی مخصوصا دانشگاه‌ها الزامی می‌باشد.
• برنامه‌های سفر به صورت روزانه و به طور کلی قبل از سفر اعلام خواهد شد.
• هیچ کدام از افراد گروه بدون هماهنگی با مدیر نمی‌توانند از گروه جدا شوند. اگر فردی بنا به دلایلی قصد جدایی از گروه را دارد با هماهنگی مدیر سفر می‌تواند از گروه جدا شود.
• بانوان محترم باید متعهد شوند که در طول سفر حجاب شرعی را رعایت کنند. همچنین بانوان به هیچ وجه نمی‌توانند از گروه جدا شوند و باید متعهد شوند که با گروه برگردند. بر این اساس اگر تعداد روزهای ویزا از تعداد روزهای سفر بیشتر باشد آنها امکان جدایی از گروه را نخواهند داشت و باید به همراه گروه و در زمان تعیین شده به ایران باز گردند.

زمان ثبت‌نام برای این سفر پایان یافته است